Mỗi công ty có một quy trình giao hàng riêng, thay đổi tùy theo đơn hàng và tình hình của công ty. Tuy nhiên, nhiều công ty giao nhận, theo nghiên cứu của chúng tôi, có một phương pháp giao nhận cơ bản tương tự quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, bao gồm các giai đoạn sau:

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu container bằng đường biển

Đặt lịch tàu(Booking tàu)

Khâu đầu tiên của quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển là đặt trước tàu. Tuy nhiên, trước tiên bạn phải ký hợp đồng ngoại thương trước khi tiến hành (hợp đồng mua bán).

Vào mùa cao điểm, các hãng tàu thường hết chỗ trước một tuần. Đơn giản bạn chỉ cần cung cấp thông tin cho dịch vụ vận chuyển của FWD tại Việt Nam khi đặt tàu để nhập hàng. Tiếp theo, họ sẽ liên hệ với bạn đồng hành của bạn để sắp xếp đóng gói theo lịch trình đã định trước.

• Bạn phải cung cấp các thông tin sau cho hãng tàu để đặt chuyến du ngoạn:
• Cảng xếp hàng là nơi hàng hóa của bạn được xếp lên tàu.
• Cảng trung chuyển được chia thành hai loại: trung chuyển và trực tiếp (trực tiếp). Hai bên thỏa thuận sẽ lựa chọn hình thức phù hợp căn cứ vào quy định.
• Cảng dỡ hàng: vị trí dỡ hàng container.
• Tên sản phẩm, trọng lượng: dựa trên thông tin cung cấp trên giấy tờ.
• ETD (dự kiến ngày khởi hành chuyến tàu): Ngày khởi hành chuyến tàu dự kiến.
• Thời gian đóng gói: Theo lịch trình thỏa thuận của hai bên.
• Các thông số kỹ thuật khác bao gồm loại thùng chứa, kích thước, nhiệt độ và hệ thống thông gió.

Booking tàu

Kiểm tra và xác nhận đặt lịch tàu

Bước tiếp trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là xem xét thông tin trên booking. Hãy kiểm tra các thông tin về:

• • Cảng đi, cảng đến: xem xét lại có đúng yêu cầu chưa, đây là yếu tố ảnh hưởng quan trọng đối với lô hàng
  • Nhiệt độ, thông hơi gió: nhiệt độ, độ thông hơi gió . Đối với hàng đông lạnh kiểm gia nhiệt độ để giữ hàng hóa k hư hỏng

• Loại container, kích thước: container chứa hàng khô hay đông lạnh, loại 20’ hay 40’.

Sau khi kiểm tra toàn bộ các thông tin trên booking tàu, nếu có điểm nào sai sót. Bạn hãy yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa, sau đó tiếp tục kiểm tra cho đến khi đạt yêu cầu.

Theo dõi quy trình đóng hàng và cập nhật thông tin từ nhà xuất khẩu

Nhà xuất khẩu, đại lý hoặc chi nhánh giao dịch của FDW tại Việt Nam sẽ chịu trách nhiệm theo dõi và giám sát toàn bộ quy trình đóng gói nhằm cập nhật cho đối tác trong suốt quá trình nhập khẩu sản phẩm bằng đường biển. Đây là điều bạn có thể làm với phần mềm bạn đang sử dụng.

Sau đây là thông tin cần được cập nhật về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển:

Để đảm bảo rằng không có tác hại nào xảy ra, hãy chụp ảnh thùng rỗng. Vì bạn sẽ phải chịu trách nhiệm với hãng tàu nếu thùng hàng bị hư hỏng.
Hình ảnh của bảng nhiệt độ phải được cung cấp cho hàng đông lạnh.

Kiểm tra toàn bộ hồ sơ

Khách hàng sẽ gửi một bộ hồ sơ gồm:

• Hợp đồng mua bán
• Hóa đơn thương mại
• Bảng kê đóng gói
• Vận đơn
• Thông tin tàu
• Ngày tàu đến dự kiến

Nhân viên tài liệu sẽ xem xét các tài liệu mà khách hàng đã gửi để xác định xem thông tin có khớp không và chúng có chứa đầy đủ các thông tin liên quan hay không.

Trong trường hợp số liệu trên chứng từ không khớp với số liệu trên chứng từ hoặc không đủ thông tin, nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với khách hàng để yêu cầu bổ sung kỹ lưỡng và chính xác. Việc kiểm tra toàn bộ hồ sơ cũng là khâu quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển. 

Nhận lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O): Doanh nghiệp kinh doanh vận tải biển (hãng tàu hoặc bến tàu) phát hành văn bản này để tư vấn cho đơn vị lưu kho (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng.

Thông báo đến sẽ được gửi cho bạn trước ngày đến dự kiến của bạn (thường từ 1 đến 2 ngày). Người giao nhận sẽ liên hệ với công ty vận chuyển hoặc đại lý giao nhận khác (trong trường hợp đặt hàng ký gửi) sau khi tàu cập cảng và có đầy đủ hồ sơ cũng như một vài giấy giới thiệu từ công ty của khách hàng. để có được lệnh mong muốn

Khi bạn đến nhận đơn hàng giao hàng, bạn phải trả phí D / O, phí vệ sinh container, phí THC, phí xếp dỡ, …Nếu hàng giao nguyên container đối với hàng FCL thì người giao nhận phải lập chứng từ mượn container và trả phí ký gửi container theo tiêu chuẩn của từng hãng tàu.

Chữ “GIAO HÀNG” sẽ được đóng trên lệnh giao hàng. D / O sẽ được dán tem “SHITTED Items” và ghi rõ ngày hết hạn đối với hàng FCL là hàng rút ruột tại cảng.

Đồng thời, hãng tàu hướng dẫn người giao nhận ký 01 D / O mà hãng tàu giữ lại để làm chứng từ giao đơn hàng cho người giao nhận. Để đảm bảo thông tin chính xác, người giao nhận phải khớp B / L với dữ liệu trong D / O. Nếu phát hiện ra sai sót, người giao nhận phải thông báo cho hãng tàu và yêu cầu sửa chữa. Lệnh giao hàng vô cùng quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển  nên các bạn nên lưu ý.

quy trình giao nhận

Thông quan hàng hóa nhập khẩu

Bước 1 – Khai hải quan điện tử và đóng thuế các mặt hàng

Việc khai hải quan điện tử có thể được hoàn thành đồng thời với việc nhận D / O. Thay vì bạn phải điền đầy đủ thông tin vào tờ khai rồi mang ra hải quan để cán bộ hải quan nhập dữ liệu mất nhiều thời gian. Thủ tục hiện nay nhanh hơn rất nhiều do cải tiến này.

Công ty lập tờ khai hải quan điện tử bằng phần mềm ECUS5 / VNACCS và truyền dữ liệu tờ khai qua mạng hải quan điện tử. Hệ thống mạng hải quan sẽ tự động thông báo số tiếp nhận, số tờ khai, phân loại hàng hóa nếu truyền thành công. Chúng tôi sẽ lấy tờ khai hải quan nhập khẩu sau khi hoàn thành tờ khai hải quan điện tử, in tờ khai và liên hệ thu thuế với khách hàng.

Bước 2 – Điền đầy đủ thông tin vào tờ đăng ký hải quan

Việc thiết lập hồ sơ để đăng ký tờ khai hải quan khi khai báo thành công khai hải quan và nhận thông báo của tờ khai hải quan là rất quan trọng.

Tờ Khai tại cảng gồm:

• Giấy khai hải quan nhập khẩu
• Vận đơn
• Hóa đơn
• Bảng thống kê hàng hóa
• C/O
• Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước
• Giấy giới thiệu
• Đăng ký kiểm hóa

Để hải quan kiểm tra, người giao nhận mang theo các thủ tục giấy tờ đã được chuẩn bị sẵn. Hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ của công ty để kiểm tra, sau đó sẽ được chuyển đến bộ phận tính thuế để nộp các loại thuế của công ty.

Bước 3 – Thông quan tờ khai kiểm hóa

Bước tiếp theo trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển là mở và thông quan tờ khai tại hải quan:

• Tờ khai luồng xanh: Bạn có thể in mã vạch, thanh lý và lấy các mặt hàng nếu bạn trả thuế.
• Tờ khai luồng vàng: Nộp thuế trước hoặc sau các nghiệp vụ mở tờ khai, mở tờ khai, thanh khoản, nhận hàng.
• Tờ khai luồng đỏ: Tương tự như luồng vàng, tuy nhiên có thêm khâu làm thủ tục kiểm tra thực tế sản phẩm khi mở tờ khai thực tế.

Bước 4 – Kiểm tra hàng hóa thực tế

Nhân viên giao nhận cần tham khảo phiếu phân công liên hệ kiểm tra hải quan để làm thủ tục kiểm tra. Sau đó để chuyển bãi kiểm tra thì làm thủ tục đăng kiểm.

Tham quan sân bãi để làm thủ tục cắt niêm phong kiểm định. Khi container đến bãi kiểm tra, công nhân cảng sẽ tiến hành cắt niêm phong và dỡ đồ trong container để thuận tiện cho việc kiểm tra. Mời công chức hải quan kiểm tra hàng hoá đến mức yêu cầu kiểm tra hải quan.

Bước 5 – Trả lại tờ khai hải quan

Hải quan sẽ qua cửa trả tờ khai hải quan sau khi kiểm tra và dán tem xong. Tem (lệ phí hải quan) quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển để dán vào tờ khai.

Nhân viên giao nhận kiểm tra xem đã đủ bộ chứng từ gồm:

• Tờ khai hải quan đã được khai
• Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ đã đạt hay chưa
• Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa nếu lường đỏ phải mở kiểm tra thực tế
• Xuất phiếu EIR

Một trong những chứng từ quan trọng nhất trong xuất nhập khẩu là phiếu giao hàng container, thường được gọi là EIR note. Vé EIR là một dạng vé theo dõi tình trạng của container.

Người giao nhận đến thương vụ của cảng để nộp D / O (có đóng dấu giao hàng trực tiếp của hãng tàu) và trả tiền cho việc nâng, hạ và lưu container để lấy EIR.

Bước 6 – Thanh lý hải quan

Hiện đã có hệ thống thanh lý hải quan điện tử giúp giảm thiểu thời gian thanh lý tại cửa khẩu, mặc dù hình thức này chỉ áp dụng cho các tờ khai hải quan nộp tại Hải quan Khu vực I Sài Gòn.

Chủ yếu là thanh lý hải quan cổng. Để thanh lý hải quan cổng, nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ gồm:

• Lệnh  giao hàng hóa
• Phiếu EIR
• Tờ khai hải quan (Bản chính và bản copy)
• Danh sách container

Hải quan sẽ ghi lô hàng vào sổ hải quan, đóng dấu vào tờ khai, cấp phiếu EIR và xác nhận trên tờ danh sách container trước khi trả lại cho người giao nhận. Sau khi nhận được hàng hóa quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển thì người giao nhận nên kiểm tra kỹ lại số lô hàng và số hải quan để phòng chuyện đáng tiếc xảy ra.

Bước 7 –  Giao hàng cho người nhận

Người giao nhận cung cấp phiếu EIR, danh sách container và chứng từ cho mượn container cho tài xế xe container, để anh ta vào cảng và nhận hàng.

Bước 8 – Trả lại vỏ container

Người lái xe sẽ trả container về cảng hoặc ICD, như quy định trên container mượn, sau khi dỡ hàng. Sau đó, người giao nhận sẽ giao phiếu đặt cược container, phiếu EIR và biên lai cho đại lý vận chuyển, người này sẽ hoàn thành các quy trình cần thiết để nhận lại tiền đặt cọc container.

Quyết toán và lưu hồ sơ

Nhân viên chứng từ phải kiểm tra và sắp xếp các chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh sau khi các mặt hàng đã được giao cho khách hàng và quá trình làm thủ tục hải quan đã hoàn tất.

Các bộ chứng từ sẽ được giao cho khách hàng, một bộ do người giao nhận giữ. Đồng thời kèm theo một bản Giấy báo Nợ cho khách hàng.

Tất cả giai đoạn trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển đã được liệt kê ở trên. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp bạn hiểu biết đầy đủ hơn về tình trạng này. Liên hệ với chúng tôi ngay bây giờ để được hỗ trợ tốt nhất!