Doanh nghiệp có thể giảm chi phí liên quan đến việc quản lý kho hàng và hợp lý hóa các bước liên quan đến việc xác định lượng hàng tồn kho bằng cách sử dụng quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Đề phòng các tình huống xảy ra mất mát, bất trắc về số lượng sản phẩm trong kho. Do đó, để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, cả cá nhân và tổ chức cần phải nắm rõ quy trình. Hãy cùng Xe Tải Thành Hưng đi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Quy trình quản lý hàng tồn kho với sơ đồ quản lý thông minh

Hiểu như thế nào là quy trình quản lý hàng tồn kho

Nhà cung cấp chuyển nguyên vật liệu đến kho của doanh nghiệp và tính đến thời điểm hàng hóa cho đến khi thành phẩm xuất kho, quy trình quản lý hàng tồn kho sẽ được quy định cụ thể.

Quy trình đó sẽ bao gồm 3 quy trình chính:

• Kiểm soát mã hàng
• Tổ chức các hoạt động kho
• Kiểm soát hoạt động xuất khẩu

Sơ đồ về quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả, thông dụng hiện nay

Quy trình quản lý mã hàng

• Bước 1: Để cập nhật mã hàng bằng mã hàng mới hoặc cải chính bằng mã hàng cũ, bộ phận kinh doanh hoặc bộ phận kế hoạch gửi yêu cầu đến người phụ trách quản lý đơn hàng.
• Bước 2: Kiểm tra đối tượng để xác định trạng thái của nó trước khi so sánh. Nếu không, hãy chuyển sang bước ba; nếu mã hàng cần được thay đổi, hãy chuyển sang bước bốn.
• Bước 3: Để cấp mã hàng mới đúng quy định, cán bộ phụ trách phải cập nhật thông tin về loại mặt hàng để xác định chắc chắn đặc điểm của nhóm hàng, chủng loại, nhà cung cấp.
• Bước 4: Đánh giá nhu cầu sửa đổi hoặc bổ sung. Một thông báo sẽ được gửi đến cá nhân đưa ra yêu cầu nếu nó không thể được sửa đổi. Nếu có thể điều chỉnh, hãy chuyển sang bước 5.
• Bước 5: Tiếp tục chỉnh sửa mã hàng theo đúng quy trình quản lý hàng tồn kho đã nêu trước đó để đặt mã ở đâu.

Quy trình quản lý mã hàng

Quản lý hoạt động nhập kho

Nhập kho mua hàng hóa, nguyên vật liệu để sản xuất

• Phòng Kinh doanh sẽ liên hệ với Phòng An ninh, Phòng Kế hoạch Nguyên vật liệu, Phòng Quản lý chất lượng và các bên liên quan khi có kế hoạch nhập nguyên phụ liệu để bố trí nhân sự.
• Để biết chắc chắn về số lượng và chủng loại nguyên vật liệu trong kho, hãy tham khảo Phiếu xuất kho và Hóa đơn của nhà cung cấp (nếu có).
• Gửi nhà cung cấp và phiếu xuất kho cho kế toán hàng tồn kho để xử lý.
• Ngoài việc nhận phiếu xuất kho trong quy trình quản lý hàng tồn kho và hóa đơn của khách hàng, kế toán hàng tồn kho phân tích số lượng nguyên vật liệu trên phiếu mua hàng / phiếu trưng dụng (đã được chuyển đi) với số lượng nguyên vật liệu trên phiếu nhập kho. của đơn vị. Bộ phận bán hàng). nhà cung cấp
• Các thành viên của bộ phận kiểm tra chất lượng nhân viên kiểm tra và chấp nhận các nguyên liệu đầu vào; nếu đạt tiêu chuẩn thì cấp phiếu kiểm tra, thử nghiệm nguyên liệu trước khi chuyển giao. cho đội dỡ hàng. thông tin kho hàng Phiếu kiểm tra và thử nghiệm vật liệu đã được kiểm tra, đóng dấu và ký xác nhận của người quản lý chất lượng và nhà cung cấp là hợp lệ và cần được giao cho kế toán hàng tồn kho để xử lý.

Nhập kho thành phẩm

• Nhập kho yêu cầu thủ kho ký vào phiếu bàn giao thành phẩm, lưu vào kho một liên, chuyển liên 2 cho bộ phận sản xuất.
• Thủ kho cập nhật các báo cáo hàng tồn kho và thẻ kho của bộ phận kho với tất cả các thông tin liên quan đến thành phẩm

Quản lý hoạt động xuất kho

Xuất kho sản xuất

• Bước 1: Bộ phận dự định xuất nguyên vật liệu trực tiếp nộp đơn yêu cầu xuất kho để sản xuất hoặc bộ phận chịu trách nhiệm lập kế hoạch nguyên vật liệu thực hiện trong quy trình quản lý hàng tồn kho.
• Bước 2: Giám đốc hoặc người được chỉ định khác phải phê duyệt đề xuất.
• Bước 3: Là kiểm tra kho xem có đủ đáp ứng nhu cầu không. Nếu có đủ hàng, hãy chuyển sang bước 4; nếu không, hãy chuyển sang bước 5.
• Bước 4: Sau khi nhận được sự chấp thuận của các bên liên kết, phiếu xuất kho sẽ được lập dựa trên yêu cầu xuất kho của kế toán kho.
• Bước 5: Sau khi nhận thì sẽ tiên nhận, giao hàng.

Xuất kho bán hàng

• Bước 1: Kế toán kho sẽ kiểm tra kho ngay khi nhận được chỉ thị xuất kho kết hợp với lệnh xuất kho. Bước 2 sẽ được thực hiện nếu có đủ đơn hàng trong kho; nếu không, bước 3 sẽ được thực hiện.
• Bước 2: Kế toán hàng tồn kho dựa trên dữ liệu từ đơn đặt hàng và lập hóa đơn
• Bước 3: Sau khi xem xét hóa đơn, thủ kho xuất kho.

Tham khảo xuất kho bán hàng

Xuất chuyển kho hàng

Bộ phận cần chuyển kho sẽ quy trình quản lý hàng tồn kho yêu cầu chuyển kho

• Bước 1. Ý tưởng sẽ được giám đốc hoặc đại diện của họ thẩm tra và thông qua. Bước 2 sẽ được thực hiện nếu được chấp thuận.
• Bước 2: Kế toán kho căn cứ vào phiếu chuyển kho được ủy quyền sẽ thực hiện nghiệp vụ chuyển kho, in phiếu, lấy mã xác nhận của các bên cần thiết.
• Bước 3: Quản lý kho phải xác nhận xuất kho căn cứ vào phiếu xuất kho đã ký và ký vào phiếu xuất kho để xác nhận.

Xuất kho lắp ráp

• Bộ phận chịu trách nhiệm lắp ráp sản phẩm sẽ đệ trình yêu cầu xuất nguyên vật liệu. Việc xem xét và phê duyệt sẽ do Giám đốc hoặc người được chỉ định thực hiện. Chuyển sang giai đoạn tiếp theo nếu yêu cầu được chấp nhận.Kế toán kho sẽ tạo giao dịch lắp ráp và xuất hàng dựa trên yêu cầu lắp ráp và xuất hàng đã được duyệt trước.
• Sau đó, bản lắp ráp sẽ được in ra để các bên liên quan phê duyệt. Sau đó, thủ kho sẽ sử dụng phiếu xuất kho lắp ráp làm cơ sở để làm chứng chỉ xác nhận việc xuất kho và ký duyệt phiếu xuất kho.

Những thông tin mà Xe Tải Thành Hưng  muốn chia sẻ với bạn về quy trình quản lý hàng tồn kho đã được trình bày ở trên dưới dạng tổng hợp và đầy đủ nhất. Hi vọng những kiến thức trong bài chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn quản lý và điều hành kho của mình một cách thiết thực nhất.