Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển tương đối phức tạp. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình cũng như bộ chứng từ thực tế cần thiết khi nhập khẩu qua hình thức này. Quy trình nhập khẩu hàng hóa vận tải quốc tế bằng đường biển trải qua 10 bước:

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Bước 1: Xin giấy phép

Một số mặt hàng thông thường được sự cho phép của các Bộ chuyên ngành hoặc cơ quan chủ quản, khi nhập khẩu sẽ không cần xin giấy phép.
Tuy nhiên, với những mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt, bị hạn chế hay nhập khẩu có điều kiện thì khi nhập khẩu bạn sẽ phải xin cấp giấy phép. Hồ sơ xin cấp phép bao gồm: Đơn xin cấp phép, Hồ sơ pháp nhân của công ty (Giấy ĐKKD, mã số thuế, mãsố XNK), Hợp đồng nhập khẩu, Báo cáo tình hình thực hiện.

Bước 2: Xác nhận thanh toán

Bên mua sẽ lựa chọn 1 trong 5 cách thanh toán khác nhau cho bên bán:

• Thanh toán bằng tiền mặt, séc: Cần lưu ý 3 điểm: Nhân thân của người nhận tiền, đảm báo đầy đủ các giấy tờ về hàng hóa theo yêu cầu, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thanh toán tiền hàng nhập khẩu. Để đảm báo các yếu tố này, thực hiện theo quy trình 4 bước:

– Yêu cầu bên nhận tiền xuất trình giấy tờ nhân thân (giấy giới thiệu, hộ chiếu)
– Kiểm tra kĩ các điều khoản trong hợp đồng gốc hay tham khảo giấy tờ của hàng hóa lưu kho có sẵn
– Lập phiếu chi, trình ký đóng dấu
– Chuyển cho thủ quỹ chi tiền

• Thanh toán bằng cách chuyển tiền: Thực hiện theo quy trình 3 bước:

– Tại ngân hàng công ty mở tài khoản ngoại tệ lấy mẫu lệnh chuyển tiền
– Điền thông tin và ký phát lệnh chuyển tiền, kèm theo đó là bộ chứng từ (Hợp đồng nhập khẩu, Đơn xin mua ngoại tệ và hợp đồng mua ngoại tệ nếu có, Uỷ nhiệm chi nếu cần mua ngoại tệ)
– Hoàn thành xong thì lấy xác nhận của ngân hàng và thông báo cho bên bán.

• Thanh toán bằng điện chuyển tiền: Cần lưu ý về việc chấp nhận thanh toán trước tiền đặt cọc, tiền hàng. Phương thức này có mức phí thấp nhưng tính rủi ro lại cao.
• Thanh toán bằng thư tín dụng (LC): Phương thức này hiện nay được nhiều DN lựa chọn vì đảm bảo được độ an toàn và quyền lợi cho cả 2 bên. Quy trình trải qua 3 bước:

– Tại ngân hàng mở tài khoản ngoại tệ thanh toán lấy mẫu đơn xin mở thư tín dụng.
– Điền thông tin và ký phát đơn xin mở LC cùng với hợp đồng nhập khẩu. Nếu mua ngoại tệ thì có thêm Đơn xin mua ngoại tệ và hợp đồng mua ngoại tệ, Uỷ nhiệm chi. Nếu vay vốn phải có Hợp đồng tín dụng và tài sản đảm bảo, hợp đồng cầm có thế chấp lô hàng, hợp đồng thuê kho đi cùng bộ chứng từ để mở LC.
– Thanh toán phí mở LC và lấy xác nhận thông báo cho khách hàng.

• Thanh toán bằng phương thức nhờ thu: Điều kiện là bên nhập khẩu phải có uy tín, kết quả kinh doanh tốt, tiềm   lực về tài chính mạnh.

Bước 3: Thúc giục, kiểm tra bên bán thực hiện hợp đồng

Cụ thể là kiểm tra báo cáo tiến độ thực hiện hợp đồng nhằm tăng sự quan tâm và trách nhiệm của bên bán. Công việc này nên thực hiện đều đặn theo định kỳ nhưng k nên cố thúc giục với tần suất cao.

Bước 4: Thuê tàu: Quy trình này trải qua 3 bước

– Liên hệ với các đại lý vận chuyển lấy thông tin lịch trình và giá cước, sau đó lựa chọn 1 đại lý phù hợp.
– Giao hàng cho đại lý vận chuyển, cho người chuyên chở ký biên bản nhận hàng.
– Cung cấp thông tin cho đại lý chuẩn bị vận đơn, đổi biên lai (hoặc văn bản) lấy vận đơn và thanh toán cước phí cho đại lý.
Tuy nhiên cần lưu ý là bên bán mới là bên giao hàng cho đại lý, vì thế phải chỉ định hãng tàu cho bên bán. Thông báo chỉ định hãng tàu có tên người phụ trách và đại lý kèm điện thoại và fax bên quốc gia người bán, tên tàu, số hiệu, tên chuyến, lịch trình, cùng đi, cùng đến, quốc tịch, ngày dự kiến đi và đến. Trong quá trình đó phải theo dõi và giám sát việc liên hệ giữa 2 bên này. Thanh toán cước phí trả trước hoặc sau và ủy quyền cho người bán lấy vận đơn.

Bước 5: Mua bảo hiểm

Quy trình diễn ra như sau: Liên hệ với các công ty bảo hiểm lấy danh sách cước phí, chọn lựa và đàm phán kí kết hợp đồng, cung cấp giấy tờ cần thiết, thanh toán phí và nhận giấy chứng nhận bảo hiểm.

Bước 6: Chấp nhận thanh toán tiền hàng

Chỉ áp dụng với 2 phương thức thanh toán là nhờ thu và thư tín dụng. Sau khi gửi hàng, bên bán gửi chứng từ cho ngân hàng để ngân hàng khống chế chứng từ, bên mua phải xin ngân hàng ký hậu vận đơn thì mới nhận được hàng. Quy trình này diễn ra như sau: Tập hợp và kiểm tra chứng từ gửi hàng do bên bán cung cấp và gửi cho ngân hàng, theo dõi chứng từ gốc gửi qua ngân hàng nhằm thúc giục kiểm tra đối chiếu chứng từ, thực hiện chấp nhận thanh toán tiền hàng rồi lấy chứng từ đã ký hậu vận đơn đi nhận hàng.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan đến nhận hàng

Thực hiện trên mẫu tờ khai hàng nhập khẩu. Khi thông quan hàng nhập, có thể làm công văn xin giải phóng hàng sớm và xin nợ chứng từ trong quá trình làm khai báo hải quan. Đặc biệt, phải chú ý đến mã số hàng hóa và mức thuế phải nộp, các bạn có thể tra cứu như sau: Cập nhận thông tin về biểu thuế và mức thuế, tự tra mã số và mức thuế suất, kê khai đầy đủ các loại thuế (thuế NK, thuế TTĐB, thuế GTGT,…)

Bước 8: Nhận hàng: Có 4 trường hợp xảy ra

• Hàng lưu kho, lưu bãi tại cảng:

– Nhận trực tiếp từ tàu biển: Cung cấp bản lược khai hàng, sơ đồ xếp hàng; kiểm tra tình trạng hầm tàu; dỡ hàng và vận chuyển về kho bãi, sau đó phân loại kiểm kê; ghi đầy đủ loại hàng, số lượng, số vận đơn, tình trạng hàng,…; lập bảng kết toán nhận hàng ROROC với hãng tàu (COR nếu có hàng hỏng, CSC nếu có hàng thiếu)
– Nhận hàng từ cảng biển: Có giấy báo nhận hàng, các chứng từ nhận hàng và vận đơn gốc D/O; thanh toán phí thuê kho, xếp dỡ và lấy biên nhận; gửi các lệnh giao hàng cho văn phòng quản lý tàu ở cảng để ký xác nhận và xác định ví trí hàng tại cảng; gửi 1 lệnh giao hàng đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho.

• Hàng hóa không lưu kho, lưu bãi, nhập khẩu hàng có số lượng lớn: Gửi vận đơn, lệnh giao hàng cho cảng để đối chiếu bản lược khai hàng hóa, lập hóa đơn cước phí bốc xếp và lệnh giao hàng của cảng; bốc xếp và giao nhận hàng để ký tổng kết giao nhận nhằm xác nhận số lượng hàng qua phiếu giao hàng kiêm xuất kho; lập biên bản kiểm kê và biên bản hàng đổ vỡ với tàu nếu có.
• Hàng nhập nguyên công: Mang giấy giới thiệu và vận đơn gốc đến hãng tàu lấy lệnh giao hàng; đưa công đến địa điểm để kiểm hàng; trình bộ chứng từ cùng lệnh giao hàng cho bộ phận quản lý hãng tàu ở cảng để xác nhận lệnh giao hàng; lập phiếu xuất kho rồi nhận hàng.
• Hàng nhập lẻ: Mang vận đơn gốc (vận đơn hàng gom) đến hãng tàu lấy lệnh giao hàng; trả phí rút công và đưa điểm địa điểm để kiểm hàng; đến bộ phận quản lý hãng tàu ở cảng để xác nhận lệnh giao hàng sau đó nhận hàng.

Bước 9: Kiểm tra hàng

Được thực hiện đồng thời lúc nhận hàng. Quy trình diễn ra như sau: Liên hệ mời cơ quan giám định; tiến hành kiểm tra; lập biên bản kiểm định và ký xác nhận; thanh toán cước phí và lấy giấy chứng nhận kiểm định.

Bước 10: Khiếu nại (nếu có)

Nếu hàng hóa không đạt yêu cầu chất lượng hoặc thiếu hàng, hàng bị hỏng, DN sẽ tiến hành khiếu nại.