Để tự nhập khẩu hàng hóa bằng đường bộ, hay thậm chí chỉ một lô hàng từ nước ngoài về Việt Nam, trước tiên bạn phải có giấy phép kinh doanh nhập khẩu mặt hàng đó. Hoặc bạn có thể thông qua các công ty dịch vụ nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ hải quan… để ký hợp đồng nhập khẩu mặt hàng đó từ nước ngoài về Việt Nam.
Nếu tự nhập khẩu hàng hóa, bạn cần tìm được nguồn hàng, doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa đó ở nước ngoài, rồi ký kết Hợp đồng ngoại thương, trong hợp đồng sẽ quy định cụ thể phương thức Thanh toán quốc tế cũng như các giấy tờ cần thiết để bạn có thể giao nhận hàng.
Sau đây là hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường bộ về Việt Nam:

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường bộ

Bước 1 – Khảo giá, tìm doanh nghiệp uy tín để đặt hàng nhập khẩu hàng hóa

Khảo giá mặt hàng cần nhập khẩu về Việt Nam một cách kỹ lưỡng, tham khảo nhiều nguồn thông tin, thị trường khác nhau. Bạn cũng phải tìm hiểu kỹ doanh nghiệp ở nước ngoài sẽ đứng ra ký kết hợp đồng với bạn để có thể nhập hàng hóa đó về Việt Nam. Đây là bước quan trọng nhất đảm bản an toàn, giảm thiểu mọi rủi ro nếu bạn hợp tác với doanh nghiệp nước ngoài lớn, uy tín, kinh nghiệm lâu năm.
Sau khi quyết định loại hàng hóa cần nhập khẩu và lựa chọn được doanh nghiệp uy tín, bạn cần gửi Đơn đặt hàng, thường bằng email hoặc các hình thức online khác. Trong Đơn đặt hàng, bạn cần có ghi rõ các nội dung sau, nhưng đặc biệt lưu ý điều kiện thanh toán:
– Thông tin chi tiết đẩy đủ về DN hoặc người mua hàng(Tên công ty , địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện)
– Thông tin chi tiết hàng hóa (Tên hàng hóa, số  lượng, điều kiện giao hàng, tổng tiền, chất lượng, mẫu mã…)
– Điều kiện và cách thức thanh toán
Khi đặt hàng bạn nên yêu cầu người bán hàng ở nước ngoài gửi Proma Invoice vì có thể dùng Proma Invoice để chuyển tiền ở ngân hàng được (Tùy từng điều kiện thanh toán).

Bước 2- Ký hợp đồng, xác định thời điểm vận chuyển hàng nhập khẩu về Việt Nam

Vì đây là hợp đồng giao thương với nước ngoài nên bạn cần chi tiết, đầy đủ và ràng buộc về tính pháp lý chặt chẽ nhất.
Để đảm bảo an toàn nhất cho hàng nhập khẩu và đề phòng mọi phát sinh có thể khiến bạn gặp khó khăn sau này, bạn nên lưu ý đặc biệt các chi tiết sau:
– Tên hàng hóa nhập khẩu, số lượng, tổng tiền: Các thông tin này phải khớp với invoice, packing list, BL để tránh các rắc rối khi làm thủ tục thông quan sau này
– Lưu ý nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa nhập khẩu vì sẽ gặp trở ngại khi làm thủ tục hải quan nhập khẩu mặt hàng này.
– Điều khoản và phương thức thanh toán cần chi tiết, cụ thể nhất có thể để tránh các tranh cãi, tranh chấp sau này.
Lựa chọn tốt nhất cho những doanh nghiệp mới tự nhập khẩu hàng hóa là nên thông qua các công ty dịch vụ (forwarder, logistics) tại Việt Nam để đảm bảo hàng được vận chuyển door – to – door và bạn không phải lo lắng hay mất công sức gì ngoài một khoản phí dịch vụ không đáng kể so với giá trị hàng hóa.

Bước 3 – Đóng gói hàng hóa, giao hàng

Bạn cần theo dõi sát sao quá trình nhà xuất khẩu ở nước ngoài đóng hàng và giao hàng như thời gian đóng gói hàng, chi phí, vận chuyển trong bao lâu… Việc theo dõi này có thể thực hiện thông qua các trang web mà hai bên thống nhất với nhau hoặc liên lạc trực tiếp bằng điện thoại, email và các hình thức khác.
Khi có đầy đủ những thông tin này bạn có thể làm căn cứ để tính toán cho những lô hàng hóa nhập khẩu sau này, đặc biệt khi cần đẩy nhanh tiến độ nhập những lô hàng gấp.

Bước 4 – Vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường bộ

Bạn nên chú ý các điểm sau:
– Tên hãng vận tải, số liên lạc, có website theo dõi đường đi lịch trình của hàng hóa không
– Lịch đi bao nhiêu chuyến/tuần
– Thời gian vận chuyển mất bao nhiêu lâu?
– Thời gian muộn nhất giao hàng là khi nào?
– Ngày đi/ngày đến
– Đi trực tiếp hay chuyển tải (direct/tranship)
– Cảng đi/cảng đến
– Trường hợp hàng bị hư hỏng thì có được bồi thường không, thực hiện như thế nào?

 

Bước 5 – Thanh toán cho hàng hóa nhập khẩu

Thời gian thanh toán dựa theo hợp đồng nhập khẩu hàng hóa giữa hai bên.
Ngoài ra, các thông tin về người hưởng lợi, tên ngân hàng hưởng lợi, địa chỉ cũng phải khớp nhau trong hợp đồng, invoice.
Thường dùng phương thức L/C hoặc T/T, trong đó L/C an toàn cho cả bên bán và bên mua. Cách thực hiện như sau: Bên mua yêu cầu Ngân hàng của mình mở Thư tín dụng (Letter of Credit – L/C), qua đó ngân hàng người mua cam kết sẽ thanh toán giá trị hàng hóa cho người bán thông qua ngân hàng của người bán. Sau khi có L/C bên bán sẽ tiến hành giao hàng theo quy định Hợp đồng và gửi đến ngân hàng bên mua bộ chứng từ để chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ bán hàng. Ngân hàng bên mua nếu nhận được bộ chứng từ phù hợp theo quy định đã đưa ra trong L/C thì buộc phải thanh toán tiền hàng cho bên bán.
Bộ chứng từ nhập khẩu cơ bản gồm:
– Vận đơn
– Hóa đơn thương mại
– Phiếu đóng gói
– Hợp đồng ngoại thương
– Giấy chứng nhận xuất xứ
– Các chứng từ khác

Bước 6 – Thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa

Thủ tục Hải quan để nhập khẩu hàng hóa thường có 5 bước cơ bản sau:
-Khai thông tin nhập khẩu (IDA)
-Đăng ký tờ khai nhập khẩu (IDC)
-Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai
-Phân luồng, kiểm tra, thông quan: Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng, gồm 3 luồng xanh, vàng, đỏ
-Khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan
Đối với từng loại hình, từng loại mặt hàng sẽ yêu cầu những chứng từ khác nhau, thông thường khi làm thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa cần những giấy tờ và chứng từ sau:
– Hợp đồng (Contract)
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
– Danh sách hàng hóa (Packing list)
– Giấy chứng nhận nguồn gốc ( CO)
– Kiểm dịch thực vật Phytosan
– Certificate of analysis
– Health certificate
– Certificate of free sale
– Công bố chất lượng
– Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng

Bước 7. Trình tự nhận hàng nhập khẩu từ nước ngoài về Việt Nam

Nếu là hàng nguyên (FCL/FCL)
– Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng mang Bill of Lading gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O;
– Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá chính chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt;
– Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O;
– Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
Nếu là hàng lẻ (LCL/LCL)
Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định và làm các thủ tục như trên.